Un elenco o database è una serie di celle i cui dati vengono visti come insieme di record (righe) e campi (colonne). Per creare un elenco trattabile con Excel bisogna rispettare alcune regole:

• un solo elenco per foglio di lavoro;
• separare con una riga o colonna vuota l’elenco da altri dati;
• inserire le etichette di colonna nella prima riga dell’elenco;
• formattare le etichette in modo diverso dai dati;
• non inserire righe vuote sotto la prima;
• inserire dati omogenei;
• usare lo stesso formato per tutti i dati di una stessa colonna;
• non inserire spazi davanti ai dati nelle celle.

Per gestire il database, una volta inserito come per un qualsiasi foglio di lavoro, si utilizza il comando Modulo del menù Dati.

Se non si conosce a priori il record da modificare si possono effettuare ricerche, anche attraverso operatori logici, tramite il bottone criteri.

Per ordinare i dati di un elenco si utilizza il comando Ordina dal menù Dati.

Per prendere in considerazione solo un sottoinsieme dei dati si può usare un filtro automatico tramite il comando Filtro del menù Dati.

Il filtro può anche essere personalizzato.

Si possono anche creare dei subtotali automatici dei dati nell’elenco tramite il comando Subtotali dal menù Dati.